Nur noch 2 Monate bis Weihnachten. Es klingt weit weg, jedoch heißt das für Firmen höchste Zeit ihre diesjährige Weihnachtsfeier vorzubereiten. Es ist ratsam rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, um unnötigen Stress am Jahresende zu vermeiden. Insbesondere die Location, Catering und Unterhaltung als das wichtigste Element für den Erfolg der Weihnachtsfeier sollte frühzeitig ausgesucht und gebucht werden. So haben Sie die Chance in der Wunsch-Location am gewünschten Termin, mit dem besten Caterer in Ihrer Umgebung, und vor allem mit der richtigen Unterhaltung zu feiern.
Als Hilfe gibt es hier ein paar gute TIPPS für die jährliche Organisation der Firmen Weihnachtsfeier.
2–3 Monate vorher
Sie sollten mindestens 2–3 Monate vorher den genauen Termin der Weihnachtsfeier festsetzen. Eine Information bei allen Mitarbeitern über Teilnehmerzahlen abfragen damit Sie dazu die passende Location finden. Damit Ihr Budget nicht strapaziert wird Angebote einholen für, Location, Catering, Alleinunterhalter, DJ, Partyband oder anderen Künstler für das Rahmenprogramm. Falls nötig auch die An- und Abreise der Mitarbeiter planen und beachten.
Auswerten der Angebote und sich zu entscheiden
Es ist Zeit nach dem Auswerten der Angebote sich zu entscheiden. Unbedingt bei allen Lieferanten kurz davor Vertragsbedingungen, Zahlungsbedingungen beachten, Stornokonditionen überprüfen, Reservierungs- und Buchungsfristen. Details abklären! Nach der sorgfältigen Prüfung, Angebote schriftlich bestätigen lassen, damit Sie im Fall der fälle etwas in der Hand haben nach dem sie sich richten können bei Nichterfüllung.
Ablauf der Feier planen
Es ist ratsam den genauen Ablauf mit der location aber auch mit den Künstlern durchzugehen.
Falls Sie von der Technik etwas benötigen z.bsp. Mikrophone, CD -player für Ihr Rahmenprogramm, Vorstellungen oder Darbietungen besprechen Sie das mit dem gebuchten Alleinunterhalter, DJ, Partyband oder jemand der zuständig ist von der location. Falls Sie Musiker buchen besprechen Sie die Lautstärke der Musik, damit sie sich darauf einstellen können, und sich Ihre Gesellschaft bei der musikalischen Begleitung noch unterhalten kann.
Bei einem Alleinunterhalter oder DJ wird das sicher kein Problem sein, aber bei einer Partyband sieht das etwas schwieriger aus.
Falls noch weitere Aktivitäten geplant sind Abklärungen treffen und die Planung beenden.
Einladungen verschicken
Wenn die Planung endgültig abgeschlossen ist können Sie die Einladungen an Mitarbeiter verschicken
(mit Information über Programm, Motto, Kleidung u.a.). Es ist sehr wichtig um eine Rückmeldung zu bitten damit Sie die endgültige Teilnehmerzahl haben und diese dann an die Location bzw. Caterer weiterleiten zu können.
2 Wochen vor der Weihnachtsfeier
Sie sollten nochmals alles in Ruhe durchgehen, sozusagen ein “Letzter Check”. Haben Sie schon eine aktuelle liste über die
Anmeldungen der Teilnehmer? Fragen Sie nochmal bei Ihren Mitarbeitern, nicht selten melden sich die Teilnehmer erst 1–2 Tage davor an.
Aber auch kurzfristige Abmeldungen sind keine Seltenheit daher ist es ratsam nochmals nachzufragen.
Wer macht den Fotograf?
Natürlich sollten von so einem Fest auch keine Erinnerungsfotos fehlen, daher ist es wichtig jemanden damit zu beauftragen. Falls es das Budget erlaubt kann man einen professionellen Fotograf engagieren, was sicher für die Qualität spricht. Andersrum tut es auch ein Amateur Fotograf, jemand aus der Firma der sich ein bisschen damit auskennt.
Somit steht für Ihre erfolgreiche Weihnachtsfeier nichts mehr im Weg. Alle Punkte wurden beachtet und es bleibt nur sich auf das Fest zu freuen und ausgelassen zu feiern.
